試算表

當使用 Microsoft office 的 Excel 或是 Google 試算表進行儲存格大小的調整時，多數人的習慣會直接將滑鼠游標放到兩個儲存格之間並拖動以調整寬度或高度。但想讓多個儲存格的大小都一致，如果還是用滑鼠來操作顯然並不適合。因此，不論是要所有儲存格還是指定的存儲格都有相同大小，使用者都可以利用 Google 試算表內建的「調整欄大小」及「調整列大小」的功能，直接輸入所需的數值以達到精確調整。下次若有多個儲存格需要調整大小，可以試試。

現在各主流的文書編輯軟體，像是 Microsoft 的 Office、Google 雲端硬碟內的文件、試算表、簡報...等，都可以將編輯好的文件轉為 PDF 格式，即便是無該功能，列印時依然可以透過 PDF 虛擬印表機輸出成 PDF 格式，但原始文件如果就是 PDF 時，可能就需要工具來轉換了，CleverPDF 這個免費的線上服務，提供 PDF to Word、PDF to Excel、PDF to PPTX、PDF to Images、PDF to Pages、PDF to Numbers、PDF to Keynote、PDF to EPUB、Word to PDF、Excel to PDF、PPTX to PDF、Images to PDF、Extract Images、Reorder Pages、Delete Pages、Image Converter、Encrypt PDF、Combine PDF、PDF watermark、Page number、Unlock PDF、Split PDF、Rotate PDF、Compress PDF、ODT to PDF 等多種常用且實用的 PDF 工具集，免去安裝，直接就可使用。

易讀、易懂且又兼具美觀是數據在呈現時大家所追求的目標，不論是 Excel、Google 試算表裡面都有很多協助使用者將數據圖表化的工具，而 Data GIF Maker 這個網站則是將數據圖表製作成 GIF 圖檔，將數據的呈現採用動畫的方式來展現，適合用於數據項目不多的簡報圖表上，使用的方式很簡單，只要將數據的項目名稱及其值輸入，再搭配所選擇要使用的模板，輕鬆就可以完成，該服務免註冊即可使用。

在一連串密密麻麻的數字中，「Google 試算表」及「Excel」 均有提供 MIN(minimum) 及 MAX(maximum) 兩個函數協助使用者找出儲存格區間內最大或最小值，其用法也相當簡單，要找最小值是使用 =MIN(儲存格:儲存格)，而要找出最大值則是使用 =MAX(儲存格:儲存格)，兩者用法基本相同，學會其中一個，另外一個也就不是問題了。

Gdrive Search 是一個可以協助使用者搜尋「Google 雲端硬碟」內公開文件的免費網站，使用者僅需輸入關鍵字，選擇要搜尋的目標，便可以無縫接軌到 Google 搜尋介面，而這個搜尋結果含蓋絕大多數的 Google 應用，包含文件、簡報、試算表、表單、繪圖、圖片等檔案類型在內，搜尋 Google 雲端硬碟內公開的文件檔案，常常會有意想不到的結果。

使用文書編輯應用程式時，在以前大家可能會選擇使用 Microsoft Word，除了功能之外，當然就是流通率廣且便於互通，而現在雲端應用的興起，Microsoft 也將 Office 的功能精簡後將其包裹在 OneDrive 內，讓用戶可以免費使用，當然除了微軟的 OneDrive 外，Google 的雲端硬碟同樣提供「文件」、「試算表」、「簡報」、「表單」、「繪圖」、「協作平台」...等相應於 Microsoft Office 系列的雲端應用程式，不但可以免費使用，且可相容 Office 系列所編輯出的文件，像是 Word、Excel、PowerPoint 等，用戶取得這些檔案後，均可在 Google 雲端硬碟內用相應的程式開啟並編輯，如果要將「Google 文件」的內容嵌入到網頁中，並在內容變更時也能充新發布，Google 本身就有提供相對應的做法協助用戶，完全免去第三方需要權限的協助就可以應用。

一想到要將表格內的表頭固定在每頁的上方且又可以讓使用者對每個欄位進行排序，多數人可能就會想到用試算表來達成，其實，如果不牽扯到計算功能，使用「Google 文件」來製作表格，反而會更直覺且更簡單，在 Google 文件中使用表格，除了可以使用原有插入表格的功能來快速產生表格外，現在更加入多項更方便且具有試算表才有的簡單功能，例如前述所說的表頭固定、欄位排序及快速添加欄未獲資料列、防止資料因分隔符號造成溢出到下頁等，另外，也增加不分頁功能，可讓大表格完整的呈現到頁面上，讓閱讀者可以獲得更好的閱讀體驗。

有別於我們要使用 Google 文件、簡報、表單及試算表的開啟步驟，Google 推出服務名稱搭配「.new」網址的快速開啟方式，讓已登入的用戶不再需要遵循之前的開啟步驟，直接在網址列輸入指定的網址，便可快速開啟，例如要開啟 Google 文件，便可直接在網址列輸入 「doc.new」、「docs.new」、「documents.new」任何一組網址，便可在已登入的情況下，直接可以新建 Google 文件，其他的 Google 簡報、表單及試算表，均可如法炮製，簡單又快速。

組織結構為組織可以遂行任務運作的關鍵，因此，不論對外、對內均有其重要性，要做出組織圖，很多工具都可以做，像是 Google 文件、Microsoft Office、圖形編輯、線上服務...等等，只要組織明確都可以做出，而重點就是所花時間及後續維護的難易度，當組織有變動，很多找不到當時製作的原始檔案，最後乾脆就重做，而以下內文要介紹的是如何利用「Google 文件」搭配「Google 試算表」輕鬆做出容易維護的組織結構圖。

Google 雲端硬碟內除了有免費的硬碟儲存與檔案分享空間外，更提供了類似微軟 Office 的文件、試算表與簡報等功能，其中「Google 表單」也是深受大家歡迎的功能，不但可以自訂建立收集資料的表單格式，也非常容易就能建立問卷調查表格，且提供以電子郵件、網路連結或是嵌入到 HTML 內，讓自訂蒐集資料的動作，不必再為技術、展示與維護而傷腦筋。

「Google 雲端硬碟」內除了可以儲存各類型的檔案外，也可以建立文件、試算表、簡報...等文件，對使用者來說，剛剛建立的文件，通常存取率會相當高，但，每當要回雲端硬碟內存取檔案，從開啟瀏覽器到開啟檔案的操作步驟卻一樣都不能少，無法像 Windows 作業系統可建立檔案捷徑的這般方便，而現在 Chrome 瀏覽器，也推出實驗功能，打開該實驗功能，每當開啟新分頁時，便會列出使用者最近在「Google 雲端硬碟」內開啟過的前三個檔案，如此一來，原有的層層操作，被簡化成只要開新分頁就能存取，相當方便。

Google 的雲端硬碟是一個相當好的應用，除了有免費的空間可以儲存各種格式的檔案與分享檔案連結之外，亦可在線上建立文件、簡報、試算表...等等，功能相當豐富，另外，只要安裝 Drive Music 這個 Chrome 瀏覽器的擴充功能，還可以將儲存在雲端硬碟內的 MP3 檔案，直接播放建立自己的線上音樂庫，相當方便。