編輯好的「Google 試算表」，如果要將其資料匯出成其他檔案格式，內建就有 xlsx、odt、PDF、HTML、csv 及 tsv 等資料格式可供選擇下載，而 Sheet2data 這個網站主要就是在協助使用者讓已共享的 Google 試算表透過網址參數的變化來產生 HTML、JSON 或 CSV 的資料格式，並可以指定試算表內的 Sheet、Range，甚至可以使用 SQL query 來取特定資料，該服務完全免費且免註冊即可使用。

PDF 檔案流通率廣，因此相關的應用工具也相當多，如果是屬 Web 服務，總免不了要上傳網站進行處理，這就有了資訊安全的風險，PDF Arranger 是一套免費的 PDF 檔案 Windows 應用程式，其操作相當直覺，開啟檔案後，便會將所有頁面採預覽方式列出，使用者可以對頁面進行刪除、複製、貼上、旋轉、切割、調整大小、插入空白頁面、裁剪頁面白邊、順序調整及對頁面匯出成新的 PDF 檔案等諸多功能。

不論是用「Google 簡報」或是 Microsoft 的「PowerPoint」來製作簡報，如果其中有插入 影片的需求，應該如何實現呢？ 先來說「Google 簡報」其影片來源可以是 YouTube 或是雲端硬碟，這意味著沒有網路或是網速太慢，就會影響影片的傳輸品質，簡報的精采度就會有折扣，而「Word」「PowerPoint」的影片來源則可以是本機、YouTube或是其他網站的影片內嵌程式碼，多了個本機，播放影片的品質就會差很多，因此，簡報有需要放影片，製作工具的選擇就需要慎重，簡報要內嵌 YouTube 影片，兩種工具的操作步驟基本相同，也都相當簡單。

數據視覺化會比成批的數據更容易讓人一目瞭然，針對「Google 試算表」也是如此，儲存格內若只放數字，看的人可能較無感，如果可以適時的將需要對比的數據輔以圖表呈現，絕對可以大幅增加數據的價值，而在「Google 試算表」內，我們可以利用 SPARKLINE 這個函式在單一儲存格內建立一個迷你圖表，而其圖表的類型有 line、bar、column 及 winloss 可供選擇，如此一來，看的人當下就可以看出細項重點，而非去推敲每筆數據。

想要生成 PDF 檔案時，不論是 Windows 應用程式或是線上的免費服務都有相當多的選擇可供協助，但這些免費的工具多數沒有提供可加入保全設置的功能，若只想替 PDF 檔案加入開啟密碼來保護文件，可以試試 Protect PDF Online 這個免費的線上服務，該服務無須註冊即可使用，在操作上，使用者只須上傳 PDF 檔案與輸入要設定的密碼，便可以下載已加入開啟密碼的 PDF 檔案，相當方便。

完成編輯後的「Google 試算表」，如果需要在頁首或頁尾加入頁碼、日期、時間、工作簿標題或是工作表名稱等資訊並指定其顯示位置，該如何做呢？這時候，我們可以透過「列印」功能來將以上的資訊加入，並透過編輯自訂欄位來指定顯示格式及其顯示位置。