在「Google 文件」內的檔案，可以設定成與他人共用，而共用的權限則有檢視者、加註者及編輯者這三種，檢視者無法對共用文件進行變更，後二者，可對文件加入註解及編輯文件內容，而這些變更，在以前你可能需要重新檢視共用檔案才會知道有人加入註解或重新編輯，而現在「Google 文件」增加通知功能，只要共用的檔案被加入註解或重新被編輯，除了可在檔案內檢視變更紀錄外，還可以使用電子郵件接收變更通知，如此一來，對共用檔案就能及時掌握品質。
「Google 文件」共用文件如果有被編輯過或加註解如何收到通知？
1.開啟 Google 文件，依序選取上方功能表[ 工具 ] > [ 通知設定 ]。
2.在開啟的設定頁面可自選要通知事項。
3.例如在編輯選項中，選擇[ 已新增或移除內容 ]選項，當事實發生後，我們除了可以在文件上方明確得知訊息外，點擊進入還可察看所編耕的內容。
4.同時，還可以接收到電子郵件通知。
※編輯通預設是無，這代表之前的共用文件，如想接收通知應重新設定。