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[ Google 文件 ]如何建立組織結構圖？

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組織結構為組織可以遂行任務運作的關鍵，因此，不論對外、對內均有其重要性，要做出組織圖，很多工具都可以做，像是 Google 文件、Microsoft Office、圖形編輯、線上服務...等等，只要組織明確都可以做出，而重點就是所花時間及後續維護的難易度，當組織有變動，很多找不到當時製作的原始檔案，最後乾脆就重做，而以下內文要介紹的是如何利用「Google 文件」搭配「Google 試算表」輕鬆做出容易維護的組織結構圖。

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如何利用「Google 文件」搭配「Google 試算表」輕鬆做出容易維護的組織結構圖？

.首先新建立一個「Google 試算表」，我們將結構區分為名稱與隸屬兩個欄位，例如下圖的輸入方式，董事會為最高層級，因此無任何隸屬，而董事長室隸屬動室會，總經理室隸屬董事長室....依此輸入。

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2.將層級關係輸入後，選取[ A2:B9 ]的儲存格，按上方功能表的[ 插入 ] > [ 圖表 ]。

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3.在出現的右側選項設定的圖表類型，找到其他 > 組織圖。

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4.完成初步後，我們便可將組織圖完整化，例如國際事業處還有海外貿易課及採購課...等。

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5.接下來，我們要將該圖表插入到「Google 文件」內，開啟「Google 文件」後，同樣使用[ 插入 ] > [ 使用試算表資料 ]功能。

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6.選擇剛剛建立的組織圖試算表，如果希望日後試算表更新可以在「Google 文件」反映出來，記得勾選[ 連結至試算表 ]。

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7.如此一來，我們就算完成了，日後，組織有變更，只要修正「Google 試算表」便能在「Google 文件」內更新。

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※以上所用檔案，可在以下的網址取得：

PDF 類型的檔案具有密碼開啟、編輯、列印、組合、內容複製、頁面擷取...等等的安全性保全措施，因此，需要對外流通的文件，很多人會選擇使用 PDF，以防止文件被不當的利用。想要將 JPG 和 PNG 圖檔轉成 PDF 檔案，在以往可能需要安裝第三方的輔助軟體才能達成，而現在，我們只需要利用 Windows 10 作業系統內建的 Microsoft Print to PDF 印表機，免安裝任何軟體，就可以將圖檔輕鬆轉成 PDF 文件。

有使用過網路銀行的朋友應該都知道，在登入的輸入頁面中，如果連續錯誤 3~5次，該帳號可能就會被封鎖，要解鎖可能就必須回開戶銀行辦理，如果在 Windows 也想要有這樣的機制，不讓有心人士無止盡的嘗試不同的密碼，我們可以透過 Windows 内建的機制，自己來設定錯誤次數與解除封鎖的條件，這對於保管高度敏改的資料或檔案且有資訊安全疑慮的朋友，可以加以利用，以減少風險與負擔。